O seu acervo
Código, nome, categoria, quantas unidades você tem e quantas estão em conserto. A unidade em conserto sai da conta do que está livre.
O que saiu e para onde
Uma linha por item de cada locação: saída, retorno, quantidade e situação (orçamento, confirmado, devolvido). No retorno, quanto voltou e quanto voltou avariado.
Quanto está livre na data
Troque a data no alto e cada item mostra o confirmado, o que ainda está em orçamento e o que sobra. Vermelho quando falta, amarelo quando só sobra se um orçamento cair.
| Equipamento | Total | Confirmado | Em orçamento | Livre | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| Caixa line array | 12 | 8 | 0 | 4 | OK |
| Tenda pirâmide 10x10 | 6 | 4 | 3 | 2 | Só sobra se um orçamento cair |
| Gerador 180 kVA | 2 | 3 | 0 | −1 | Falta 1 no confirmado |
| Cadeira Tiffany | 300 | 0 | 180 | 300 | OK |
Como usar
- Cadastre o acervo na aba Equipamentos: uma linha por item, com a quantidade total.
- Lance cada locação na aba Locações, com a data de saída (montagem) e de retorno (desmontagem). O equipamento fica ocupado nesse intervalo inteiro, e não só no dia da festa.
- Marque a situação: Orçamento enquanto o cliente não fechou, Confirmado quando fechou, Devolvido quando voltou.
- Consulte a data na aba Disponibilidade antes de prometer qualquer coisa.
- Confira o retorno: anote quanto voltou e quanto voltou avariado. A coluna Faltou mostra o que ficou para trás.
No Google Planilhas: abra o Drive, envie o arquivo e escolha Abrir com o Google Planilhas. As datas do exemplo partem de hoje; apague essas linhas quando começar com os seus dados.
Quando a planilha começa a não dar conta
Ela funciona enquanto uma pessoa cuida dela. Quando são três fazendo orçamento ao mesmo tempo, a linha que ninguém lançou vira o equipamento prometido duas vezes. No Locca, essa conta aparece sozinha dentro de cada orçamento, com o nome do evento que está segurando a peça, e o retorno é conferido pelo romaneio ou pela câmera do celular.